Kennst du das? Überquellende Ordner, wild durcheinandergetackerte Seiten, Ablage-Chaos mit eingebautem Frustfaktor. Ich jedenfalls hatte irgendwann die Nase voll. Als Fotograf, Filmemacher und Technikfreund hatte ich schlicht keine Lust mehr, meine wertvolle Zeit mit Locher, Tacker und Staubwischen auf Ordnern zu verbringen. Und so begann mein Weg ins papierlose Büro.
– und so hab ich’s gemacht
Der Anfang: Paperless NGX & ein kleiner Held namens Raspberry
Meine erste Begegnung mit Paperless NGX war – wie so oft – aus Neugier geboren. Ich wollte wissen, ob das wirklich was taugt. Also hab ich es testweise auf einem Raspberry Pi installiert. Für den Einstieg perfekt: klein, leise, genügsam. Aber für den Dauerbetrieb? Hatte ich nicht ganz das Vertrauen – ich wollte ja nicht, dass mein digitales Archiv spontan Urlaub macht.
Der Umzug aufs NAS – endlich ernsthaft
Also zog Paperless NGX auf mein NAS-System um. Dank einer super Anleitung (Installationsvideo hier) war das in kurzer Zeit erledigt. Und plötzlich hatte ich ein System, das rund um die Uhr erreichbar ist – zuverlässig und ohne Lüftergebrumme. Ich war bereit für den nächsten Schritt.
Der Scanner – meine neue rechte Hand
Ein papierloses Büro lebt vom Scannen. Also musste ein ordentlicher Scanner her. Wichtig war mir: ein Knopf, der alles startet. Kein wildes Herumklicken, einfach einmal drücken – und zack, landet das Dokument direkt im Consume-Ordner von Paperless. Effizienter geht’s nicht.
Struktur ist alles – oder zumindest ein bisschen
Bevor du loslegst: Überleg dir eine Ordnerstruktur! Ich hab’s simpel gehalten:
- arbeit
- privat
- wohnen
- krankenkasse
- kfz
Nicht gerade ISO-zertifiziert, aber es funktioniert für mich. Dank der Volltextsuche finde ich alles in Sekunden. Und das ist doch das Ziel, oder?
Was digitalisiere ich – und was bleibt analog?
Auch ich hab mich gefragt: Muss wirklich alles eingescannt werden? Nein. Wichtige Dokumente wie Sozialversicherungsunterlagen, Zeugnisse oder Versicherungspolicen bekommen bei mir eine ASN-Nummer (also eine laufende Nummer). Die landen digital in Paperless – und zusätzlich sauber abgeheftet. So hab ich das Beste aus beiden Welten.
Mein Workflow – ganz entspannt
Mein System ist so einfach, dass es fast schon Spaß macht:
- Dokument kommt rein
- Scannen per Knopfdruck
- Automatischer Upload zu Paperless NGX
- Abends (oder wenn ich Lust hab): In der Inbox verarbeiten, mit Tags und Kategorien versehen
- Fertig!
Fazit: Nie wieder Locher und Ordner!
Ein papierloses Büro klingt erstmal nach viel Arbeit, ist aber ein riesiger Gewinn – gerade für kreative Köpfe wie uns, die lieber mit Kamera oder Laptop hantieren als mit Tacker und Ablagekörben. Mit ein bisschen Vorbereitung, dem richtigen Equipment und Tools wie Paperless NGX wirst du nie wieder zurückwollen.
👉 Neugierig geworden?
Falls du noch keinen Scanner besitzt, hier noch mal der Link zu dem Gerät!